Een offerte opstellen: dit moet u zeker vermelden

Een offerte moet aan een aantal vormelijke en inhoudelijke vereisten voldoen. In dit artikel sommen we op welke zaken u zeker moet opnemen.

Een offerte is een voorstel tot levering van bepaalde goederen en/of diensten van een onderneming/eenmanszaak gericht aan een mogelijke klant. De offerte omvat een beschrijving van de geleverde goederen en/of diensten en hoeveel deze zullen kosten.

Een rechtsgeldige offerte bevat de volgende elementen:

uw bedrijfsgegevens

klantgegevens

datum

offertenummer

korte samenvatting van de gevraagde werkzaamheden/geleverde goederen

uurtarief of totaalprijs (vergeet eventuele bijkomende kosten niet)

geldigheidsduur van de offerte

wat moet de klant doen om op de offerte in te gaan

De algemene voorwaarden van de verbintenis

Merk op dat algemene voorwaarden ontbreken in bovenstaande lijst. Dat komt omdat ze juridisch niet verplicht zijn. Het is evenwel zeker nuttig om ze toch toe te voegen. Zo vermijdt u onduidelijkheden in geval van een eventueel juridisch geschil. Let op: als u geen algemene voorwaarden opstelt, is de normale wetgeving van toepassing op uw verbintenissen.

Vermeldt u algemene voorwaarden in uw offerte, dan moet u rekening houden met enkele verplichtingen om de voorwaarden rechtsgeldig te maken.

Informatieplicht
U bent verplicht uw klanten voor of tijdens het afsluiten van de overeenkomst te informeren over de algemene voorwaarden die van toepassing zijn op uw producten en/of diensten. Verwijs met andere woorden duidelijk naar de algemene voorwaarden in uw offerte en/of factuur. De algemene voorwaarden worden automatisch als aanvaard beschouwd als de klant niet tijdig protesteert. Een handtekening is niet nodig, maar wordt toch aangeraden.

Duidelijkheid
Algemene voorwaarden moeten duidelijk opgesteld worden. De tekst moet leesbaar en ondubbelzinnig zijn. Bij dubbelzinnige interpretaties zal de rechtbank doorgaans de interpretatie aannemen die het meest gunstige blijkt voor de klant.

Redelijkheid en evenwichtigheid
Torenhoge schadevergoedingen of nalatigheidsintresten opnemen in de algemene voorwaarden is geen goed idee. Vergoedingen moeten redelijk zijn, dus in verhouding met de geleverde goederen en/of diensten. De wet eist dat de rechten en plichten evenwichtig verdeeld zijn tussen consument en leverancier.

Verkopen via internet en verkopen aan particulieren
Voor online verkopen en verkopen aan particulieren gelden specifieke wettelijke bepalingen ter bescherming van de consument (denk aan de wettelijke herroepings- of bedenkingstermijn). Uw algemene voorwaarden mogen deze bepalingen niet tegenspreken, anders worden ze nietig verklaard.

Bovenstaande verplichtingen indachtig is het verleidelijk om de algemene voorwaarden van een ander bedrijf over te nemen. Let daar echter goed mee op, want in geval van een geschil met een klant (bijvoorbeeld een laattijdige betaling) is het van groot belang dat uw algemene voorwaarden op maat van uw bedrijf en uw verwachtingen zijn geschreven.

Stel uw algemene voorwaarden dus liever zelf op en laat ze nalezen door uw advocaat.