Nieuwe ficheverplichting voor eigen kosten van de werkgever

De terugbetaling van eigen kosten van de werkgever wordt steeds strenger gereglementeerd. Begin 2021 beschreef de fiscus nog uitgebreid wat de grenzen van de belastingvrijstelling voor allerlei vergoedingen zijn. Vanaf 1 januari 2022 moet u als werkgever de fiscus ook nog meedelen hoeveel u exact aan het personeelslid uitbetaalt.

Eigen kosten van de werkgever of van de werknemer

Eigen kosten van de werkgever zijn uitgaven gemaakt door de werknemer die eigenlijk ten laste moeten komen van de werkgever. Bijvoorbeeld, het personeelslid werkt van thuis en gebruikt internet, elektriciteit ... : dat zijn kosten die eigenlijk door de werkgever moeten gedragen worden.
Opgelet, werknemers moeten soms ook kosten maken die betrekking hebben op hun eigen beroepsactiviteit, zoals bijvoorbeeld transportkosten om naar kantoor te komen. Dat zijn eigen kosten van de werknemer.

Het verschil tussen beiden is erg belangrijk: als u als werkgever een thuiswerkvergoeding betaalt, dan is dat voor de werknemer geen belastbaar inkomen (u betaalt immers enkel een uitgave terug die u moest dragen). Betaalt u echter een uitgave terug die eigen was aan de werknemer (bijvoorbeeld een vergoeding voor de huur van een verblijf nabij het kantoor), dan is dat in principe een belastbaar loon.

Bewijsstukken of forfaitair

De terugbetaling moet in principe gebeuren aan de hand van concrete bewijsstukken. Als uw werknemer voor het bedrijf bijvoorbeeld een uitgave moet voorschieten, dan zal u die werknemer moeten terugbetalen op basis van het ticketje dat de werknemer voorlegt.

Maar het wordt ingewikkelder als dat personeelslid voor u naar een klant moest rijden met zijn privéwagen. Hoe gaat u dan de terug te betalen kost berekenen?
De fiscus staat daarom toe dat bepaalde kosten op forfaitaire wijze worden terugbetaald.
Voor de verplaatsing naar de klant met de eigen wagen mag u bijvoorbeeld gebruik maken van de kostenvergoeding die ook aan ambtenaren worden betaald, vandaag de dag 0,3707 euro/km.
Voor de kosten die een werknemer draagt om structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van de arbeidstijd aan thuiswerk te doen, mag u een forfaitaire kantoorvergoeding van maximum 129,48 euro per maand toekennen. Noteer trouwens dat voor de maanden april, mei en juni 2021 dit maximum verhoogd werd tot 144,31 euro per maand. Deze verhoging werd begin juli met 3 maanden (juli, augustus en september 2021) verlengd.

Op de “fiche”

Als werkgever moet u jaarlijks fiscale fiches aanmaken. Op die fiche moet u tal van gegevens vermelden die de werknemer in staat moet stellen een aangifte personenbelasting in te dienen. Het gaat om het bedrag van het loon, de ingehouden bedrijfsvoorheffing, eventuele achterstallen, ... Die gegevens gaan ook naar de fiscus.

Volgens een fiscale wet van 27 juni 2021 moet u in het geval van de terugbetaling op basis van bewijsstukken het bedrag van de vergoeding mededelen aan de fiscus. De fiscus wil immers weten of u, naast de forfaitaire vergoeding van bepaalde uitgaven, de échte uitgaven ook nog eens terugbetaalt op basis van de bonnetjes die de werknemer binnenbrengt.

Maar de wet is nogal beperkt in de omschrijving.
Het lijkt erop dat als u enkel forfaitaire vergoedingen uitbetaalt, het bedrag niet moet meegedeeld worden. Maar wat als u forfaitaire vergoedingen betaalt maar uitzonderlijk toch eens een werkelijke kost terugbetaalt? Moet u dan alles op de fiche vermelden, of enkel die uitzonderlijke kost?
En hoe gaat de fiscus haar doelstelling (dubbele terugbetaling vermijden) bereiken als u geen omschrijving moet geven van de uitgave? Of is het bedoeling dat u weldra een ganse administratie opzet voor de terugbetaling van de werkelijke eigen kosten van de werkgever?

Als u de verplichting niet naleeft, is er administratieve boete voorzien, maar ook daar moet nog meer duidelijkheid gebracht worden. Wordt vervolgd.