Nieuw standpunt van fiscus over thuiswerk

De belastingadministratie heeft eind februari via een circulaire haar standpunt bekendgemaakt over de fiscale gevolgen van thuiswerk. De aanleiding is de COVID-19-crisis, maar het nieuwe standpunt staat verder los van de pandemie: ze geldt voor alle situaties van thuiswerk sinds 1 maart 2021.

Thuiswerk

De circulaire gaat zowel over de terugbetaling van kantoorkosten, meubilair, internetaansluiting, privécomputer... , als over de terbeschikkingstelling van kantoormeubilair en/of informaticamateriaal door de werkgever.

Er is sprake van thuiswerk als de werknemer thuis op regelmatige basis werkzaamheden verricht die hij/zij ook op de werkvloer bij de werkgever zou kunnen doen.
Het gaat daarbij wel om echt thuiswerk in de private lokalen van de werknemer. Werken in bijvoorbeeld een satellietkantoor is geen thuiswerk. Bovendien gaat het om thuiswerk in het kader van normale werkdagen. Kosten gemaakt om bijvoorbeeld tijdens de weekends te kunnen werken vallen niet onder thuiswerk!

Het nieuwe standpunt is niet van toepassing voor bedrijfsleiders.

Terugbetaling van kosten

In principe zijn alle vergoedingen betaald door een werkgever aan een werknemer, uit hoofde of naar aanleiding van het uitoefenen van de beroepswerkzaamheid belastbaar als bezoldigingen.
De terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever zijn niet belastbaar maar dan moeten de partijen kunnen aantonen dat de vergoeding dient als terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever en dat de vergoeding ook effectief daartoe gebruikt werd.
Gelukkig staat de fiscus toe dat voor bepaalde soorten onkosten, die vergoeding op forfaitaire wijze wordt bepaald.

De fiscus verduidelijkt dat de werkgever een forfaitaire kantoorvergoeding mag toekennen die niet meer mag bedragen dan 129,48 euro per maand. Dat is niet nieuw. Voor de maanden april, mei en juni 2021 mag (dus niet: moet) u het bedrag optrekken tot maximum 144,31 euro per maand. Tot dat maximumbedrag is de vergoeding belastingvrij (en trouwens ook vrij van RSZ-bijdragen). Gaat u er boven, dan is overschrijdend deel belastbaar als loon.
Het maximum moet niet verlaagd worden in geval van deeltijds werk, en mag ook gewoon verder betaald worden tijdens het verlof.

Deze forfaitaire kantoorvergoeding mag u enkel toekennen in geval van structureel en regelmatig thuiswerk. Dit betekent dat het personeelslid (op maandbasis bekeken) minstens één werkdag (of equivalent) per week van thuis moet werken. Twee halve werkdagen per week is bijvoorbeeld ook toegelaten. Uitzonderlijk kan er ook voor niet-structureel thuiswerk op het stelsel beroep gedaan worden, bijvoorbeeld als iemand een volledige kalendermaand afwezig is door ziekte.

Welke uitgaven worden gedekt?

De vergoeding dekt kosten zoals het gebruik van een kantoorruimte thuis (huur, afschrijvingen), printer- en computermateriaal (niet de printer en computer, maar wel het papier, een USB-stick, muismatje, ...), en kantoorbenodigdheden (mappen, cursusblokken, balpen, ...).

De administratie laat bovendien toe dat de werkgever, naast deze vergoeding ook enkele andere uitgaven terugbetaalt als kosten eigen aan de werkgever of materiaal ter beschikking stelt . De circulaire geeft een opsomming van wat daarvoor in aanmerking komt. Onder meer een bureaustoel, een tweede computerbeeldscherm, printer/scanner, toetsenbord komen in aanmerking.
Deze uitgaven kunnen dan wel niet elk jaar opnieuw gedaan worden. Voor een bureaustoel gaat de fiscus uit van een levensduur van 10 jaar, een tweede scherm slechts 3 jaar.
Maar opgelet: als het thuiswerk of de volledige beroepsactiviteit wordt stopgezet en het materiaal moet niet teruggegeven worden, dan ontstaat er een voordeel van alle aard voor de werknemer.

Verder laat de fiscus ook de cumul toe van verschillende forfaitaire vergoedingen voor thuiswerk met bijkomende forfaitaire vergoedingen voor specifieke investeringen. Zo mag u als werkgever bovenop de bovenstaande vergoedingen, ook nog een vergoeding toekennen:

van maximum 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en -abonnement en

van maximum 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van de privécomputer met randapparatuur of van maximum 10 euro per maand voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer.

Opgelet: de regels inzake het voordeel van alle aard voor het persoonlijk gebruik van een kosteloos ter beschikking gestelde pc, tablet, internetaansluiting, mobiele telefoon of vast of mobiel telefoonabonnement blijven gewoon verder van toepassing.