De forfaitaire kilometervergoeding van 1 juli 2020 tot 30 juni 2021

Traditioneel wordt kort voor 1 juli bekendgemaakt hoe hoog de kilometervergoeding zal zijn voor de federale ambtenaren voor verplaatsingen met hun eigen voertuig. Maar het is ook nieuws voor accountants en belastingadviseurs omdat het bedrag van die vergoeding ook fiscale relevantie heeft.

Met het eigen voertuig

Als u als werkgever, uw werknemer met zijn eigen voertuig op weg stuurt om het één en ander te regelen, dan is het logisch dat u een vergoeding betaalt voor de gemaakte kosten. Strikt genomen moet de werknemer die kosten bewijzen. Maar om praktische redenen aanvaardt de belastingadministratie dat u de vergoeding forfaitair berekent.

De vergoeding mag een bepaald maximum echter niet overschrijden. En dat maximum is gelijk aan de forfaitaire kilometervergoeding die federale ambtenaren krijgen voor het gebruik van hun persoonlijk motorvoertuig ten behoeve van de dienst.
Voor de periode van 1 juli 2020 tot 30 juni 2021 bedraagt het maximum 0,3542 euro/km (tegenover 0,3653 euro/km in het voorgaande jaar).

Opgelet: verplaatsingen die een werknemer doet tussen zijn woonplaats en zijn vaste plaats van tewerkstelling zijn geen verplaatsingen ten behoeve van de werkgever! Die verplaatsingen komen dus niet in aanmerking en als u er een vergoeding voor betaalt, dan is dat in principe “loon” (zij het dat er verschillende vrijstellingen mogelijk zijn).

Maximum 24.000 km

Wat betreft de verplaatsingen in opdracht van de werkgever, aanvaardt de fiscus dat u de vergoeding forfaitair bepaalt zolang de totale afgelegde afstand onder 24.000 km blijft. Boven 24.000 km zal de fiscus de forfaitaire berekening niet meer aanvaarden en moeten er dus toch bewijzen op tafel gelegd worden.
Het bedrag van 0,3542 euro/km is ook “slechts” een maximum. Als de werknemer een hogere kost kan aantonen, dan mag u een hogere vergoeding toekennen maar steeds mits de nodige bewijzen.

Noteer dat deze regeling ook geldt voor RSZ-doeleinden. In principe worden alle vergoedingen die u aan de werknemer betaalt als loon beschouwd. Kosten die eigen zijn aan de werkgever worden uit het loon gehaald en voor verplaatsingskosten kan u dezelfde forfait gebruiken als diegene die de fiscus hanteert.

Kan u als werkgever deze vergoeding in aftrek brengen?

Tot aanslagjaar 2020 werden brandstofkosten en andere autokosten fiscaal verschillende behandeld in de vennootschapsbelasting. Daarom werd de forfaitaire vergoeding voor de berekening van de kostenaftrek opgesplitst in een deel voor de brandstof en een deel voor alle andere kosten (zoals afschrijving en onderhoud). De verhouding tussen beiden werd forfaitair vastgelegd op 30% brandstof en 70% andere kosten.

Maar door de ingrijpende wijziging van de aftrekbaarheid van autokosten sinds 1 januari 2020 (aanslagjaar 2021) is die opsplitsing niet meer nodig.
Vanaf aanslagjaar 2021 zijn alle autokosten aftrekbaar op basis van de volgende formule:
120% - (0,5 x coëfficiënt x CO2-uitstoot in gr/km).
De coëfficiënt bedraagt “1” voor dieselwagens; “0,90” voor wagens op aardgas (met een vermogen van minder dan12 fiscale PK) en “0,95” voor wagens met een andere motor (benzine, elektrisch, LPG, ... ).
De aftrek berekend via deze formule mag niet hoger zijn dan 100% en niet lager dan 50% (40% als de wagen een uitstoot heeft van meer dan 200 gr/km CO2).
Het onderscheid tussen brandstofkosten en andere kosten is niet langer relevant.

Vrijwilligers

Los van het bovenstaande wordt de kilometervergoeding voor de federale ambtenaren ook nog gebruikt voor een andere forfaitaire berekening.
Het statuut van vrijwilliger laat niet toe dat betaald wordt voor gepresteerde diensten. Enkel een onkostenvergoeding is toegelaten. Naast de algemene maxima per maand en per jaar geldt een aparte grens voor verplaatsingsvergoedingen. De grens ligt op 2.000 km per jaar per vrijwilliger (er is geen grens voor vrijwilligers die het regelmatig vervoeren van personen als activiteit hebben). De vergoeding mag ook hier niet meer bedragen dan de kilometervergoeding voor de federale ambtenaren.

De prijs van het gemak

De forfaitaire berekening heeft als groot voordeel dat werkgever en werknemer zich kunnen beperken tot het bewijs van afgelegde kilometers. Bovendien is een vergoeding van 0,3542 euro/km niet belachelijk laag. Zoals bij elke forfaitaire berekening zijn er winnaars en verliezers maar het is in elk geval een erg eenvoudige en praktische werkwijze.