Fiscaal aftrekbaar bedrag voor verblijfskosten in België

Als een werknemer kosten maakt in opdracht van of ten voordele van de werkgever, dan zal de werkgever die in principe terugbetalen. Dergelijke betalingen zijn “kosten eigen aan de werkgever”. Ze zijn niet belastbaar in hoofde van de werknemer en gewoon aftrekbaar in hoofde van de werkgever. In principe moet de werknemer de echtheid en het bedrag van de uitgave bewijzen. Maar er zijn uitzonderingen.

Kosten eigen aan de werkgever

Als een werknemer kosten voorschiet voor zijn werkgever, dan zal de fiscus de terugbetaling niet beschouwen als een loon.
De werkgever die een dergelijke terugbetaling doet, moet in staat zijn aan te tonen dat de vergoeding kosten betreft die eigen zijn aan hem als werkgever en dat de kosten ook echt werden besteed (de werknemer moet een betalingsbewijs aan de werkgever voorleggen).

Als de werkgever kosten “terug betaalt” die helemaal niet gemaakt zijn, of meer terugbetalen dan de werkelijke uitgave, dan zal de vergoeding wel beschouwd worden als een loon waarop belastingen verschuldigd zijn.

Forfaitair

Om te vermijden dat de bewijsvoering tot administratieve overlast leidt, zijn er zowel inzake fiscaliteit als inzake sociale zekerheid, forfaits.
Het grote voordeel van een forfait is dat niet meer moet aangetoond worden dat de vergoeding overeenkomt met de uitgave.

Er zijn tal van voorbeelden van dergelijke forfaitaire vergoedingen. Denken we maar aan vergoedingen voor carwash, parking en tolgeld, kantoorkosten thuis, representatiekosten... Over dergelijke vergoedingen worden meestal rulings afgesloten.

Andere vergoedingen, zoals verblijfskosten, worden door de fiscus via een circulaire gecommuniceerd. De kosten voor verblijven in België werden per 1 april 2020 als volgt bepaald:

Dagelijkse forfaitaire vergoeding (ook bekend als maaltijdkosten): 17,41 euro/dag.

Maandelijkse forfaitaire vergoeding: maximaal 16 keer 17,41 euro/dag.

Aanvullende dagvergoeding voor huisvesting (hotel): 130,57 euro/nacht.

Sociale zekerheid

Opgelet: de “forfaits” zoals die door de fiscus worden bepaald staan op zich los van de forfaits die van toepassing zijn inzake sociale zekerheid.
Voor de hierboven vermelde verblijfkosten beschouwt de RSZ-administratie de vergoeding niet als loon als ze niet hoger is dan:

10 euro/dag voor baankosten (voor het feit dat er geen sanitaire voorzieningen zijn);

7 euro/dag voor maaltijden;

35 euro/dag indien het personeelslid moet overnachten.

Deze forfaits gelden enkel voor “niet-sedentair” personeel.