Statutenwijziging door WVV: wacht niet tot het laatste moment

Het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) is ondertussen al meer dan een jaar geleden in werking getreden. Vennootschappen die bestonden op die datum krijgen tot 31 december 2023 om hun statuten aan te passen. Maar er zijn redenen om niet te wachten tot het laatste moment.

1 mei 2019

Op 1 mei 2019 trad het WVV in werking. Vennootschappen opgericht sinds die datum moeten voldoen aan de regels die in dat WVV vervat liggen. Dit houdt in dat zij moeten opgericht worden volgens de nieuwe regels, dat hun werking moet verlopen volgens de nieuwe regels, maar ook dat hun statuten conform moeten zijn met de nieuwe wet.

De vennootschappen die op dat ogenblik bestonden, kregen respijt voor de aanpassing van hun statuten. Er werd een overgangsregeling uitgewerkt met daarin 3 kantelmomenten.

1 januari 2020: de dwingende bepalingen

Het eerste kantelmoment was 1 januari 2020. Op die datum werden de zogenaamde dwingende bepalingen van het WVV automatisch van toepassing op alle bestaande vennootschappen ongeacht of ze hun statuten hadden aangepast aan het WVV of niet.
Dwingende bepalingen zijn de bepalingen uit de wet waarvan niet kan afgeweken worden in de statuten.
Voorbeelden van dergelijke dwingende bepalingen zijn:

de benaming van de vennootschap en hun afkortingen (de BVBA is uit het straatbeeld verdwenen, het zijn nu BV's);

BV's en CV's hebben geen “aandelenkapitaal” meer. Het gestorte kapitaal en de wettelijke reserve werden automatisch omgezet in een statutair onbeschikbare eigen vermogensrekening;

de inkoop van eigen aandelen is niet langer beperkt tot 20%: het aantal in te kopen aandelen en de prijsvork worden bepaald door de algemene vergadering;

bij dividenduitkeringen moet in de BV een balanstest en een liquiditeitstest uitgevoerd worden;

...

1 januari 2020: de aanvullende bepalingen

Op 1 januari 2020 kregen ook de zogenaamde aanvullende bepalingen van het WVV uitwerking op de statuten van vennootschappen die al vóór 1 mei 2019 waren opgericht.   Aanvullende bepalingen zijn vennootschapsrechtelijke spelregels die gelden als de statuten niets voorzien. Als de statuten de betrokken materie wel regelen, dan hebben die statuten voorrang.
Voorbeelden van aanvullende bepalingen zijn:

herroepbaarheid ad nutum van bestuurders: onder de oude wetgeving konden bestuurders van de ene dag op de andere ontslagen worden. Daar kon niet van afgeweken worden. Dat kan nu wel hetzij in de statuten hetzij in het benoemingsbesluit;

in de BVBA was het heel moeilijk om als individuele vennoot, effecten over te dragen omdat de overdracht afhankelijk was van de goedkeuring door andere vennoten. Onder het WVV zijn de mogelijkheden veel ruimer, op voorwaarde dat het één en ander voorzien is in de statuten;

het nieuwe WVV voorziet zowel voor de BV als voor de (niet-genoteerde) NV, de mogelijkheid om af te wijken van het principe van 'één aandeel, één stem'. Zo'n stelsel van meervoudig stemrecht moet in de statuten opgenomen worden.

De eerste statutenwijziging

Een tweede kantelmoment is de eerste statutenwijziging na 1 januari 2020.
Weliswaar zijn de dwingende bepalingen automatisch van toepassing, ongeacht of uw statuten er strijdig mee zijn of niet. Maar bij de eerste statutenwijziging zal u ze in elk geval in lijn moeten brengen met het WVV.
Dat geldt niet voor elke statutenwijziging. Als de wijziging van de statuten slechts betrekking heeft op het gebruik van het toegestane kapitaal, de uitoefening van inschrijvingsrechten of de conversie van converteerbare obligaties, dan moet u de rest van de statuten niet aan het WVV aanpassen.

31 december 2023

Het laatste kantelmoment is 31 december 2023. Op dat ogenblik moet u de statuten van uw vennootschap aangepast hebben aan het WVV. Daarna kunnen bestuurders aansprakelijk gesteld worden voor eventuele schade die voortvloeit uit de gebrekkige statuten.

Beter niet wachten

Stel: uw vennootschap werd opgericht vóór 1 mei 2019. U heeft niets bijzonders ondernomen met betrekking tot uw vennootschap. Uw statuten zijn nog steeds de oude. Waarom zou u de kosten doen ... alles loopt toch gewoon door?

Adviseurs zullen u aanraden om toch niet te lang te wachten. De reden daarvoor is dat u als het ware uw statuten moet lezen met het wetboek in de hand. Tal van bepalingen uit uw statuten kan u niet toepassen omdat ze strijdig zijn met de wet. Omgekeerd zullen er allerlei regels van toepassing zijn, ook al staan ze niet in uw statuten.
Dit kan effect hebben op de geldigheid van bijvoorbeeld beslissingen van de bestuursorganen van de vennootschap (denken we bijvoorbeeld aan de belangenconflictprocedure onder het WVV).

Bovendien biedt het WVV u, mits aangepaste statuten, tal van mogelijkheden om het bestuur soepeler te laten verlopen of om aan vermogensplanning te doen.
'Beter laat dan nooit' is een zegswijze die in dit geval niet helemaal opgaat.